Täysin integroitu yrityksen IT-infrastruktuuri – tulevaisuutta vai toiveunta?

Moni yritys on törmännyt siihen, että yksi IT-järjestelmä ei taivu joka liiketoiminnan osa-alueen haasteisiin. Useampi järjestelmä nostattaa aina kysymyksen siitä, tarvitseeko ne integroida.

80-luku muistetaan ensimmäisistä kotitietokoneista ja syntetisaattoreista. Kauas on tultu noista ajoista, mutta tietyt muutokset tapahtuvat hitaasti, ainakin mitä tulee yritysten IT-järjestelmiin. Monissa firmoista käytetään yhä vanhentuneita, raskaita ja epäkäyttäjäystävällisiä IT-työkaluja.

Viime vuosina olemme saaneet todistaa uusien modernien innovaatioiden esiinmarssia myynnin- ja tuotannontehostamisen IT-sektorilla. Tämän pitäisi olla iloinen uutinen myynnin ammattilaisille, sillä harvemmin on niin, että yksi iso järjestelmä kuten Salesforce tai AX/Dynamics palvelee kaikkia liiketoiminnan osa-alueita, vaikka tekijänsä yrittävät siitä ostajat vakuuttaa.

Mutta jos toisaalta järjestelmiä tarvitaan useita, miten pystymme yhdistämään ne kaikki yhteen niin, että niiden kaikkien käyttö samaan aikaan sujuu kuin unelma. Emme pysty, ainakaan helpolla. Silloin on syytä esittää kysymys, mikä on kunkin järjestelmän funktio ja ketä se palvelee? Minkä osa-alueen hoitajalle siitä on lisäarvoa? Onko kaiken toimittava täydessä synkassa keskenään? Esim. myynnissä johto tarvitsee eri asioita, kuin kentällä operoivat. Miten saavutetaan kokonaisuus, jossa yhteiset asiat ovat vaivattomasti molempien tahojen saatavilla, mutta ne omat spesifit tarpeet eivät ole turhaan häiritsemässä toista osapuolta, joka ei niitä tarvitse?

 

Mikä siis on ongelma?

Ongelma syntyy, kun yritys tajuaa, että heidän ERP- tai CRM-jräjestelmänsä ei ole optimaalinen työkalu kaikkiin liiketoiminnan tilanteisiin ja osa-alueisiin. Tottakai jokaista yritystä kiinnostaa paremmat ja tehokkaammat uudet työkalut eri tarpeisiin.

Uuden työkalun hankinta itsessään voidaan nähdä hyödyllisenä, mutta entäs kun tullaan tilanteeseen, jossa on useita järjestelmiä, joissa kaikissa on tietty osa samaa yhteistä informaatiota? Sen osuuden ylläpitäminen ajantasalla manuaalisesti kaikissa järjestelmissä erikseen on vaikeaa ja ennen kaikkea erittäin typerää, sillä se vie järjesttömästi aikaa. Mutta ongelmansa on aina kahden järjestelmän integroinnissakin. Parhaimmillaan tällainen integraatio on suoraan tarjolla yhdistettävissä järjestelmissä ja se jopa toimiikin. Mutta vastaan tulee yhtälailla tilanteita, kun se ei toimi loistavasti tai sitä ei edes ole. Silloin ainoaksi vaihtoehdoksi jää, että jos en haluaa, se pitää rakentaa.

Mutta monella yrityksellä ei ole siihen halua tai varaakaan lähteä. Sen tekemiselle on oltava painava syy. Integraation tekemiseen liittyy aina haasteita.

Ajatellaan vaikkapa yksinkertaista esimerkkiä – haluamme integroida kahden järjestelmän välillä asiakastiedot, ne yleistiedot, jotka liittyvät jokaiseen asiakkaaseen (nimi, osoite, yhteystiedot jne). Mitä vaaditaan? No ajatellaan, että tuo tieto on ajan tasalla järjestelmässä yksi ja haluamme sen ajan tasalle järjestelmään kaksi, eli vastaamaan tietoja järjestelmässä yksi. Tällöin järjestelmässä yksi pitää olla hakutoiminnallisuus, joka hakee tiedot järjestelmästä kaksi ja tallettaa ne oikeille paikoilleen. Eli järjestelmän yksi tulee tietää, mitkä kentät siinä vastaavat järjestelmän kaksi samoja kenttiä. Eli meillä täytyy siis olla komponentti, joka toimii ikään kuin tulkkina näiden järjestelmien välillä.

Kenen toimialaa on sitten toteuttaa tämä välikappale? Tämähän menee niin, että pienempien järjestelmätuottajien pitää rakentaa järjestelmiinsä kytkökset isompiin järjestelmiin, koska eivät esim. johtavat CRM-valmistajat koe tarvetta rakentaa järjestelmiinsä kytkentämahdollisuuksia pienempiin järjestelmiin. Hehän voivat nähdä pienempien järjestelmien tarjoajathan viemässä jonkin verran markkinaosuutta heidän omilta tuotteiltaan.

Mutta totuus on silti se, että markkinoilla on kosolti pienempiä tuotteita, joissa ei ole kytkösmahdollisuuksia kaikkiin mahdollisiin muihin järjestelmiin. Esim. me The Rudolfissa voimme toki rakentaa yhteyden mihin tahansa järjestelmään, mutta silloin työtä lähestytään kustomointinäkökulmasta, ellei samaa toiminnallisuutta halua samanaikaisesti moni asiakas.

 

Milloin integraatio on vaivansa arvoinen?

Tätä kysymystä pohtiessa saa usein päänsärkyä. Asiakas voi nähdä sinänsä arvoa jossain tiettyyn osa-alueeseen suunnitellussa järjestelmässä, mutta onko hankinnassa mitään järkeä, jos se ei suoraan integroidu yrityksen pääjärjestelmään. Minkä verran tuollaisen yhteyden rakennuttamisesta on järkevää maksaa? Ja jos päätetään maksaa, miten summan voi sanoa tulleen takaisinmaksetuksi tuottavuudessa tai ajan säästössä? Hankalia kysymyksiä.

On palattava asian alkutekijöihin ja mietittävä ensin huolella, miten yhteys ylipäätään toimisi. Pitääkö tieto päivittyä molempiin suuntiin? Vai onko toinen järjestelmistä sellainen, jossa tietoa ei varsinaisesti päivitetä muualta, kuin tästä kyseenomaisesta toisesta järjestelmästä, jolloin yhdensuuntainen integraatiokin riittäisi. Usein kuitenkin tarvitaan kaksisuuntainen synkronointi.

Yrityksen oma tiedonhallintaprosessi pitää joka tapauksessa olla selkeä, ettei tule sotkua. Pitää tietää tarkkaan, mitä tietoa pitää liikkua järjestelmien välillä ja kuinka usein synkrönoinnin tulee tapahtua. Nämä asiat voivat olla tapauskohtaisia ja riippuvat tietysti, mistä järjestelmistä milloinkin on kyse.

Palataan alkuperäiseen kysymykseen. Se on totuus, että järjestelmäintegraatiot ovat tulevaisuutta ja niiden määrä kasvaa koko ajan. Mutta tällä hetkellä täysin yhteen integroidut eri järjeastelmät yrityksissä ovat vielä haave. Olemme pikkuhiljaa menossa siihen suuntaan. Integraatioden tekeminen on jo toki oma bineksensä nytkin.

Ennenkuin kaikki järjestelmät juttelevat iloisesti keskenään, on paras edelleen turvautua näissäkin asioissa terveeseen järkeen. Ennenkuin toteutetaan integraatio, pitää:

  • identifioida eri järjestelmien tarkoitus ja arvo omassa IT-infrastruktuurissa.
  • tietää, mikä tarkalleen on se sama tieto eri järjestelmissä, joka tulisi saada synkronoitua näiden järjestelmien välillä
  • tietää, onko synkronoinnin oltava kaksisuuntainen
  • pystyä helposti havainnolistamaan, miten yhteys todellisuudessa toimii, jos tullaan tulokseen, että se väistämättä tarvitaan.

Toteutus on syytä aloittaa vasta, kun vastaukset näihin kysymyksiin ovat selvät. Niinpä kun esitellään uutta työkalua, kysymys, että mihin kaikkiin järjestelmiin se on suoraan integroitavissa, ei ehkä ole se ensimmäinen olennainen kysymys, vaikka siltä joskus tuntuisikin. Ensin on pystyttävä miettimään, miten kokonaisuus tuon uuden työkalun ja vanhojen kanssa yhdessä toimisi.

 
Kirjoittaja: Tuomas Härkönen, teknologiajohtaja, THE RUDOLF Oy
Takaisin etusivulle

 

Contact us